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C’est un fait, la mémoire à court terme de notre cerveau n’est pas très performante. Peut-être est-on capable de se souvenir d’une dizaine de choses que l’on doit faire. Il est malheureusement impossible de se souvenir de tout et cela peut provoquer un certain état de stress causé par la peur d’oublier des choses importantes.

J’ai suivi une formation très intéressante donnée par Renaud Marly et présentant tout une série de bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour nous aider dans nos tâches quotidiennes.

David Allen est un peu le personnage incontournable de ce concept avec Getting Thing Done, GTD. Son livre « The art of stress free productivity » est la référence sur le sujet.

Faites des listes pour capturer vos idées Vous pouvez améliorer votre liste en permanence Vous pouvez la relire pour décider et faire Vous pouvez l’utiliser comme moyen de reporting Vous avez confiance en ces listes, c’est vous qui les avez écrites Vous n’avez plus besoin de vous souvenir Vous réduisez vos oublis et problèmes de mémoire Vous augmentez votre sens du contrôle Sans le savoir, vous vous facilitez la vie

Choisissez votre outil

• Utiliser un outil centralisé autant que possible pour éviter de perdre le contrôle.
• Au risque de vous décevoir, LE bon outil universel n’existe pas, le Saint Graal de la prise de note n’existera jamais. Les formats sont divers, cela peut être un outil traditionnel comme un bloc-notes papier et un crayon, un outil informatisé basique comme un simple fichier texte, un outil de mindmapping ou un outil plus complexe et complet comme le logiciel Evernote… Essayez-les et si vous êtes satisfait par l’un de ces outils, alors c’est que vous l’avez trouvé… Vous trouverez une liste d’applications à la fin de l’article.

Soyez simple

• Garder votre liste la plus simple qui soit. Evitez d’utiliser:
  1. Des sous sections de sous-section. Une liste à 2 niveaux est largement suffisante (résultat/actions).
  2. Plusieurs polices de caractère avec des tailles et des couleurs différentes. Votre liste sera trop compliquée.
• Cette simplicité va vous permettre de garder confiance en votre liste en se concentrant sur l’essentiel, le contenu.

Autres conseils

• Ce n’est pas indispensable, mais pensez à différencier les actions des résultats:
  1. 1er niveau, le résultat: livrable, résultat final, décision, milestone
  2. 2ème niveau, les actions: contexte, temps, énergie, priorité

Travaillant au bureau, je suis une bonne partie de la journée devant le PC et ma boite email est toujours ouverte. Voici les bonnes pratiques pour gérer vos emails.

Gérer les interruptions

• Supprimer les notifications email, cela va vous permettre de minimiser vos interruptions et de vous concentrer sur votre travail.
  Pour votre messagerie instantanée, vous avez l’habitude de mettre votre statut en « Ne pas déranger » lorsque vous partez en réunion, ici c’est un peu le même principe.

Traiter tous les emails d’un seul bloc

• A faire quelques fois par jour, 3 ou 4 fois.
• A moins que vous travaillez dans un service helpdesk, cela sera suffisant. En cas d’urgence, la personne vous appellera ou se déplacera.
• Le pire qui puisse vous arriver est de configurer le push mail sur votre mobile pour être à l’affût de tous vos emails arrivant sur votre boite professionnelle. Si vous êtes dans ce cas, posez-vous la question: quelles sont les raisons qui m’ont poussé à faire ce choix?

Appliquer la « règle des 2 minutes »

• Une règle à appliquer sur chacun des emails entrants, 3 cas possibles:
  1. Do it: Si moins de 2 minutes, traitez l’email de suite (le lire, classer et stocker les pièces jointes éventuelles, faire un contrôle rapide, y répondre si une réponse est attendue)
  2. Differ it: Si on se rend compte qu’il faut plus de 2 minutes pour le traiter, le flagger et le mettre dans une todo-list
  3. Delegate it: Si vous attendez une action de l’un de vos interlocuteurs, utilisez la règle du « waiting for » (voir ci-dessous)
• A la fin de votre passage, le but est de n’avoir plus aucun email à traiter, la fameuse « Inbox 0« .

Appliquer la « règle du waiting for »

• Le but est de garder trace des actions que vous avez pu déléguer et donc les emails auxquels vous attendez une réponse.
• Certains clients email vous permettent d’appliquer des étiquettes, dans ce cas, créez et appliquez une étiquette « Waiting for ». Si ce n’est pas le cas, une astuce est d’envoyer ces emails avec soi-même en copie (bcc). Une règle que vous aurez créée préalablement se chargera de filtrer ces messages, en les marquant comme lus et en les déplaçant dans un dossier spécial.

A noter aussi la technique Pomodoro, une méthode de gestion du temps qui se sert de l’image d’un minuteur de cuisine avec des périodes de travail de 25 minutes. Ces différentes périodes sont séparées par de courtes pauses (5 minutes). Cela permettrait d’accélérer votre productivité en gardant votre niveau de concentration à un niveau optimal.

Et moi?

Il est difficile de mixer la vie personnelle et professionnelle, on a souvent tendance à utiliser deux outils différents. Je ne déroge pas à cette règle.

Todo-list perso

Un simple fichier texte que je partage sur mes différents devices grâce à Dropbox. J’ai organisé le fichier en 2 sections: les choses urgentes à faire dans la journée ou dans la semaine, les choses moins urgentes ou en attente à faire dans le mois ou l’année.
Le fait d’avoir un simple fichier texte, me permet de me focaliser sur le contenu uniquement, je ne peux rien souligner ou mettre en gras et c’est très bien comme cela, je ne veux pas perdre de temps pour ça.

Todo-list pro

J’utilise un cahier pour écrire les différents points à traiter. Finalement, c’est suffisant car j’ai à disposition Jira (outil en relation avec mon métier technique). Jira est un bug tracker qui permet de créer des tâches, de se les affecter, de les commenter, de les prioriser, etc. Un autre moyen que j’utilise de temps à autre en fonction du projet et de mon équipe est le fameux task board agile avec les 3 colonnes: todo, in progress, done. Chaque tâche correspond à un post-it que l’on déplace de colonne en colonne en fonction de l’avancement.

Emails pro

Je les traite au fur et à mesure, je n’ai pas désactivé les notifications. Si je suis occupé, je ne me laisse pas perturber. Il m’arrive même de ne plus voir les notifications tellement je suis concentré.

Emails perso

Je regarde plusieurs fois par jour. Ces emails sont moins intrusifs que ceux de ma boite pro, car je dois moi-même faire la démarche et aller sur les webmails pour vérifier mes nouveaux emails.

Le mot de la fin

Toutes ces nouvelles habitudes peuvent ne pas être très naturelles. Persévérez et tenez bon, vous allez mesurer de réels progrès.
Gardez à l’esprit que chacun a sa propre méthode qui lui correspond, il n’y a pas de standard ou de méthode miracle. Une bonne technique pour l’un pourra ne pas fonctionner pour l’autre.

Et vous? Comment faites-vous pour vous organiser?

Quelques outils disponibles

• Remember the milk
• Todo.txt
• Doit.im
• Microsoft To Do
• Sandglaz
• Workflowy
• Fargo.io
• Evernote
• FreeMind
• Any.do

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) est un référentiel de bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour améliorer le système d’information (SI) d’une entreprise.

ITIL s’organise en une collection de livres théoriques plus faciles à lire qu’à mettre en pratique. ITIL se décompose en plusieurs domaines, correspondant chacun à un livre ; chaque livre traitant un ensemble de processus. Par exemple, le livre intitulé « Service Support » (un des principaux) traite plusieurs processus tels que la gestion des incidents, la gestion des problèmes, la gestion des changements, la gestion de la disponibilité et la gestion des configurations…

ITIL a donc une approche par processus, il n’y a pas d’ordre particulier à suivre. On améliore progressivement les processus dont on a besoin, bien sûr certains nécessitent que d’autres aient déjà été mis en place. Dans cette optique, la gestion des configurations est une base de départ pour les autres processus. ITIL s’appuie sur le principe d’amélioration continue (cf. la fameuse roue de Deming).

Dans le cadre de ma formation, j’avais rédigé un document présentant le processus de gestion des configurations. Comme il sera toujours plus utile sur Internet que sur mon ordinateur, je le mets à disposition sur mon blog…

Ce document explique de façon simple toutes les caractéristiques et concepts à connaitre concernant ce processus.

• Les objectifs de la gestion des configurations;
• Le périmètre;
• Le « CI », l’unité du processus;
• La CMDB, l’organe central et indispensable;
• Les avantages de ce processus;
• Les difficultés potentielles qui peuvent survenir;
• La mesure de la performance;
• Le lien avec les autres processus.

Cliquez sur l’image pour télécharger le document (5 pages)

Pour information, ITIL est actuellement en version 3, et ce document présente le processus dans ITIL version 2, mais les concepts restent les mêmes. ITIL V3 englobant ITIL V2 avec un périmètre plus large.