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L’article Réaliser un sondage en ligne avec Google Forms / Drive / Docs reçoit régulièrement des commentaires. Je me suis aperçu que des questions reviennent souvent, j’ai donc décidé d’écrire cet article sous la forme d’une FAQ. Je ne me considère pas comme étant un expert sur Google Forms et Google peut faire évoluer son produit à tout moment, rendant mes articles obsolètes. Néanmoins, cette FAQ apportera peut-être (et je l’espère) la réponse à votre question.

Lorsqu’un utilisateur souhaite répondre au questionnaire, il doit se connecter à son compte Google, est-ce normal?

Vous devez désactiver l’option « N’autoriser qu’une seule réponse par personne » qui oblige les personnes à se connecter avec (et posséder) un compte Google. Par contre, sans cette option, les personnes pourront potentiellement répondre plusieurs fois.

Comment peut-on empêcher une personne de répondre plusieurs fois au sondage?

Pour avoir plus de confiance dans les résultats, vous pouvez activer l’option « N’autoriser qu’une seule réponse par personne ». Notez que les utilisateurs seront invités à se connecter à leur compte Google pour consulter et remplir le formulaire, mais leur nom d’utilisateur réel ne sera pas enregistré.

Je ne souhaite pas forcer mes utilisateurs à avoir un compte Google, y-a-t-il une alternative?

Si vous ne souhaitez pas obliger vos utilisateurs à avoir un compte Google, une alternative consiste à utiliser le pré-remplissage des formulaires.

Par exemple, voici différents liens pour pré-remplir le champ « prénom » dans un sondage:

• https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfMDnUWGkBJLlrHhyfqV8yY2fWihOz4FWFhIz8j0FjzxmC2Qw/viewform?entry.1000000=Fabian
• https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfMDnUWGkBJLlrHhyfqV8yY2fWihOz4FWFhIz8j0FjzxmC2Qw/viewform?entry.1000000=Caroline

Vous noterez l’URL qui change à la fin avec un paramètre additionnel. J’ai pris le pré-remplissage d’un seul champ, mais il est très facile de pré-remplir plusieurs champs (comme le nom, le prénom ou un email). Générez le lien à partir du menu pour obtenir la syntaxe des paramètres et ensuite vous pouvez modifier manuellement les paramètres avant d’envoyer le lien. Si vous avez beaucoup de liens à envoyer, cela prendra un peu de temps, mais cela fonctionnera.

Attention, cela n’empêchera pas la personne de pouvoir modifier les informations pré-remplies après coup si elle le souhaite (directement depuis le formulaire ou en changeant l’URL) ou de répondre au sondage plusieurs fois.

Il n’est pas possible de cacher des champs, mais il y a une solution de contournement! Vous pouvez ajouter les champs nom et prénom sur une section du formulaire qui ne s’affichera jamais. Il faut utiliser des sections dans votre formulaire et changer la navigation pour ne jamais afficher la section qui contient les champs cachés et passer directement à la suivante. Lisez les pages Ajouter du contenu à votre formulaire pour savoir comment ajouter une section et particulièrement cette page pour Contrôler la navigation entre les différentes sections d’un formulaire.
Encore une fois, cela n’empêchera pas l’utilisateur de changer manuellement l’URL, mais beaucoup ne feront pas attention, surtout si vous utilisez un raccourcisseur d’URL.
Cela vous obligera à utiliser des sections, mais en général leur utilisation est une bonne chose pour éviter un long formulaire qui déroule toutes les questions sur une page unique.

Est-il possible d’inclure le questionnaire dans mon site?

Oui, il est possible d’inclure le formulaire dans votre site sous la forme d’une iFrame. L’option est disponible depuis le menu « Fichier ». Le menu génère un bout de code HTML que vous pouvez ensuite copier / coller dans une des pages de votre site. Vous pouvez aussi écrire le code manuellement, par exemple:

<iframe src="https://docs.google.com/forms/d/1yuSGyvlNg-zevf5TaJO585G5xr9ekLFkn9qvIcXvbbQ/viewform?embedded=true" width="760" height="500" frameborder="0" marginheight="0" marginwidth="0">Chargement...</iframe>

Vous pouvez changer la taille de l’iFrame et l’URL pour l’adapter à votre formulaire. Avec les valeurs width="760" et height="500", l’iFrame aura une hauteur de 500 pixels et une largeur de 760 pixels.

Est-il possible d’inclure le questionnaire directement dans un email?

Oui, c’est possible. Assurez-vous de cocher la case « Inclure le formulaire dans l’email » depuis le menu « Envoyer le formulaire ».

Je voudrais pouvoir obtenir l’adresse IP de chaque participant. Est-ce possible?

Non, ce n’est pas possible de tracer l’adresse IP. Vous pouvez obliger l’utilisateur à s’authentifier avant de pouvoir répondre au questionnaire, mais cela oblige l’utilisateur à se connecter avec son compte Google.

Est-il possible que les répondants modifient leurs réponses après avoir soumis le formulaire?

Lors de la construction du formulaire, il y a une option sur la page de confirmation, « Modifier votre réponse : permet aux utilisateurs de modifier leurs réponses aux questions du formulaire ». Si cette option a été cochée, à la fin du questionnaire, la personne aura la page de confirmation avec un lien unique pour éditer ses réponses. Ce lien n’est affiché qu’une seul fois, si la personne ferme la fenêtre, elle ne pourra plus éditer ses réponses à nouveau. Vous trouverez plus d’information sur la documentation officielle Envoyer un formulaire aux personnes à interroger.

Y-a-t-il un nombre maximum de réponses?

Il n’y a pas de limite particulière. Cependant, un formulaire a une limite de 2 millions de cellules.

Est-il possible de rediriger les utilisateurs vers un autre site une fois le formulaire soumis?

Non, ce n’est pas possible. Une bonne idée peut être de changer la page de confirmation à la fin de votre formulaire. Au lieu du classique « Votre réponse a été enregistrée », remplacez par une autre phrase invitant vos utilisateurs à cliquer sur un lien pour continuer.

Est-il possible d’imposer une date limite pour répondre au questionnaire?

Il n’y a pas de fonctionnalité toute faite pour cela. Mais rien ne vous empêche d’ajouter une section de texte libre en haut du questionnaire pour indiquer que le questionnaire sera disponible jusqu’au JJ/MM/AAAA. Et le jour J, vous clôturez le questionnaire. Cela aura le même effet.

Pour empêcher l’envoi de nouvelles réponses, cliquez sur le bouton Accepter les réponses dans la barre d’outils. Le bouton indiquera alors « Les réponses ne sont plus acceptées ». Pour réactiver l’envoi de réponses, cliquez de nouveau sur ce bouton.
Lorsqu’un formulaire n’accepte plus de réponse, les utilisateurs qui le consultent sont informés par un message que leurs réponses ne seront pas collectées. Pour personnaliser ce message, modifiez le texte qui s’affiche sous le titre « Ce formulaire a été désactivé » dans la partie supérieure du formulaire.

Est-il possible de créer un sondage multilingue?

Ce n’est pas possible, mais il y a plusieurs solutions de contournement qui peuvent être plus ou moins satisfaisantes.

Vous pouvez créer des formulaires différents, le lien sera différent, ainsi que le résumé des réponses. Il sera impossible de fusionner les résultats de manière automatique, il sera alors nécessaire de retravailler le tableau des réponses avec un tableur comme Excel (pour consolider les réponses).

Vous pouvez aussi ajouter une première question qui demande la langue de l’utilisateur, ensuite vous affichez les sections suivantes dans la langue sélectionnée. L’avantage, un lien unique pour tout le monde (pas de risque d’erreur). L’inconvénient, la question en français et la question en anglais seront des colonnes différentes car considérées comme des questions différentes (une cellule sur deux sera toujours vide), donc le résumé des réponses ne correspondra pas à vos attentes. Encore une fois, il faudra consolider les réponses manuellement.

Est-il possible qu’une personne commence à répondre à un questionnaire et puisse le reprendre plus tard?

Non ce n’est pas possible. Toutes les réponses sont enregistrées en une fois lors de la soumission du formulaire.

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Récemment, un ami me demandait comment créer un sondage facilement et surtout gratuitement. Jusqu’à maintenant, il n’était parvenu qu’à trouver des outils soit payants, soit limités dans leur utilisation. Je me suis souvenu que Google Forms pouvait le faire. Je l’avais utilisé il y a quelque temps et cela avait plutôt bien fonctionné.

C’est aussi une bonne idée d’article. Je vais vous montrer comment créer un sondage sur Google Forms et comment consulter les résultats.

D’abord, allez sur l’application Google Drive. Bien sûr, il vous faudra un compte Google. Ensuite, créer un nouveau formulaire.

Google Drive

Votre nouveau formulaire s’ouvre en mode édition. Vous pouvez construire votre formulaire en ajoutant différents types de réponse à vos questions :

• Texte court
• Texte long (paragraphe)
• Choix multiples
• Cases à cocher
• Sélection dans une liste
• Echelle d’évaluation
• Grille

Les questions peuvent être personnalisées en fonction des réponses de l’utilisateur. Dans mon exemple, si l’utilisateur répond que l’informatique est son loisir favori, je lui demande en plus quel langage de programmation il préfère. Vous pouvez faire cela en utilisant des pages dans votre formulaire. Si informatique est sélectionné, la page suivante sera spécifique à l’informatique, sinon ce sera la page d’après.

Edition du sondage

En quelques minutes, j’ai terminé mon exemple de sondage, voyons voir à quoi il ressemble! Pour cela, cliquez simplement sur le lien généré en dessous.

Aperçu du sondage

Et voilà, vous pouvez le tester, mais ne soumettez pas vos réponses sur la dernière page. Ce n’est pas simplement un aperçu, mais bien le sondage final!

Le thème « Plain » par défaut n’est pas très sexy, vous pouvez améliorer cela en retournant sur le formulaire en mode édition. Cliquez sur « Thème: Plain ». A l’heure actuelle, une centaine de thèmes sont disponibles, vous trouverez certainement votre bonheur parmi ceux proposés.

Je choisis le thème Disco.

Sondage disco

C’est quand même beaucoup mieux.

Votre sondage est maintenant prêt, vous pouvez envoyer le lien à tous vos amis.

Quelques jours ont passé, qu’en est-il de la participation? Vous pouvez regarder les réponses en ouvrant à nouveau votre formulaire depuis Google Drive. Le document s’ouvrira en mode tableur. Le nombre de lignes indique le nombre de personnes ayant répondu. Si vous voulez revenir au sondage, cliquez sur Formulaire → Accéder au formulaire en ligne. Veuillez noter que la modification de la structure du sondage est toujours possible (Formulaire → Modifier le formulaire), mais faites très attention à ce que vous faites. Si des personnes ont commencé à répondre, vous risquez d’apporter des erreurs dans vos données, et le résultat final ne sera plus représentatif…

Tableau des résultats du sondage

4 personnes ont répondu, Google fournit un module de statistiques avec quelques graphiques. Pour y accéder, cliquez sur Formulaire → Afficher le résumé des réponses.

Aperçu des résultats du sondage

La page de résultat est en lecture seule. Si elle ne correspond pas à vos attentes, vous pouvez toujours exporter le tableau des résultats, l’ouvrir avec votre tableur favori et créer vos propres graphes.

D’autres fonctionnalités existent comme rendre une question obligatoire, ajouter un texte d’aide, partager votre sondage sur les réseaux sociaux, le clore, etc.

Enfin, vous pouvez essayer le sondage exemple que j’ai créé pour écrire cet article.

Ce ne synchronise pas ?!

Depuis sa rédaction, cet article a soulevé de nombreux commentaires concernant le processus de synchronisation entre le résumé et le tableau des réponses. Voyons en détail cette partie assez mystérieuse… En fait, il y a un lien à sens unique entre les deux:

• Quand une personne répond au sondage et soumet ses réponses, une ligne de réponses est ajoutée dans le tableau des réponses
• Inversement, la modification du tableau (ajout/suppression manuelle de lignes) n’a aucun impact sur le résumé des réponses.

Le tableau correspond seulement à une copie des réponses, les « vraies » sont intégrées au formulaire et ne sont ni visibles ni modifiables.

Pour mieux comprendre, le schéma ci-dessous donne une vision globale du système (cliquez sur l’image pour agrandir).

Google Forms